Online VS Offline: Сурия Хабибуллина о беспроигрышных переговорах в закупках

Онлайн — король 2020 года. Украинским компаниям пришлось значительную часть бизнес-процессов оцифровать и адаптировать к новым виртуальным вызовам, в том числе проведения переговоров. Коронокризис хоть и укрепил и так растущий спрос на онлайн-форматы, все же для поиска и выбора эффективных инструментов ведения переговоров стоит понимать достоинства и недостатки и онлайн, и оффлайн-каналов. Выбору оптимального формата коммуникации будет способствовать глубинное понимание ключевых элементов переговоров и категорий, с которыми нужно работать.    

I.Как закупочные категории определяют переговорную стратегию  

Сперва нужно сегментировать закупочные категории. Отлично себя зарекомендовала сегментация в системе координат: важность категории для стратегии рыночной конкуренции и корпоративного роста собственной компании по одной оси и параметр сложности (complexity) рынка поставщиков по другой оси. В нашей практике, как правило, “complexity“ иллюстрирует не только количество существующих на рынке поставщиков, но и уровень их профессионализма. Иногда, к сожалению, приходится выбирать “лучших среди худших”, но стремящихся к получению международной экспертизы от поставщика. В программе Diploma in Procurement and Supply в CIPS детально изучаются процесс и инструменты сегментации закупочных категорий, но если коротко описать основы этого процесса, то он базируется на долгосрочной стратегии развития бизнеса и понимании собственных глубинных интересов.

Поэтому, переговоры по закупке стратегических категорий будут формироваться на основе долгосрочного взаимовыгодного сотрудничества, установления доверительных отношений и переходе на коллаборативное прогнозирование.

Фокус в таких переговорах – на общей стоимости (total cost), бесперебойности и конкурентоспособности поставок

Именно на этом уровне чаще всего происходит обмен данными двух компаний-партнеров, а также — интеграция IT-систем. “Toyota“ известна своими тесными стратегическими связями c номинированными поставщиками в рамках кэйрэцу и даже передает им полномочия R&D. Соответственно, одной видеоконференцией не обойтись, нужны дополнительные инструменты и каналы переговоров, включая участие топ-менеджеров на первых встречах.

 Другая категория — ее называют закупками “узкого бутылочного горлышка” — подразумевает, что компания-закупщик будет связана средне- или долгосрочными договорными отношениями с определенным поставщиком. К примеру, было закуплено оборудование, и комплектующие можно закупать исключительно у того же поставщика. К этой категории также относится предоставление специализированніх консультационных услуг. Пусть эта категория не так критична для достижения стратегических целей, но в случае отсутствия поставок операционная эффективность может пострадать.

Фокус в таких переговорах – на бесперебойности поставок, КPI, бонусах и штрафных санкциях

Среди каналов переговоров лучше выбрать личные встречи с топ-менеджментом на первых порах, а продолжить развивать партнерство в онлайн-формате.

Для проведения некритических или рутинных закупок, вроде канцтоваров, нет смысла тратить время на личные встречи; аналогично для закупок категории “достижения целей”, когда компания-закупщик интересуется оптимизацией цены и условий сделки на чисто транзакционном базисе. 

Здесь все вопросы можно решить через онлайн-инструменты

В этом “красном океане” как раз проводятся конкурентные тендеры, введены стандартизированные спецификации, чтобы быстро переключаться между тем или иным поставщиком, и практикуется мультисорсинг.

 II. От типа взаимоотношений переговоров зависит менеджмент ресурсов

Дальше больше. Стоит рассмотреть, какой тип взаимоотношения с поставщиками уместно построить, чтобы определить оптимальный состав переговорной команды и удобный канал для переговоров. Среди крайних “красных” участков спектра взаимоотношений можно выделить прежде всего “жесткие переговоры”, которые характеризуются принципом “один раз победить любой ценой, так как потенциал будущих совместных транзакций не рассматривается. Также на этом уровне можно выделить такой тип, как отношения на расстоянии вытянутой руки: они представляют собой закупочные категории низкой частоты и объемов, и инвестиции в развитие отношений не оправдывают себя. Достаточно ограничиться не персональными, мультисорсинговыми методами как электронные аукционы и спотовые закупки. 

Транзакционные отношения предусматривают более регулярное взаимодействие закупщика и представителя поставщика, но, все-равно, пока ограниченное one-off разовыми коммерческими транзакциями и сфокусированное на оптимизации цены и транзакционной эффективности. 

 Более близкие тактические отношения развиваются в категориях, где уже нужно заботиться как о цене закупок, так и о качестве, бесперебойности поставок и точном выполнении взятых обязательств. Тут уже появляется предварительный отбор предпочтительных партнеров и рассматривается надежность компании-поставщика. Уже появляется необходимость в привлечении более широкого круга экспертов с каждой стороны.  

 Более высокие уровни взаимодействия — аутсорсинг и стратегический альянс. Аутсорсинг предполагает передачу части производственного процесса отдельной компании, характеризуется высоким уровнем доверия и подразумевает готовность делиться собственной экспертизой. А стратегический альянс, фактически, представляет эффективную коллаборацию двух кросс-функциональных команд с целью взаимной максимизации прибыли и обеспечения стратегических конкурентных преимуществ. Часто участвуют в переговорах и топ-менеджмент.

 Есть еще такие стратегические типы взаимодействия как партнерство и “совместная судьба” (co-destiny). Именно на этих уровнях партнерства устанавливают доверие и делятся информацией о структуре затрат и даже о структуре ценообразования для построения общей выигрышной стратегии. В таких переговорах участвуют кросс-функциональные команды и топ-менеджмент.

III. Каналы переговоров: преимущества и недостатки

 Понимание сегментации закупочных категорий и ключевых типов взаимоотношений поможет выбрать оптимальные виды и ресурсы переговорного процесса — это могут быть оффлайн-митинги, видеоконференции, переговоры по телефону и даже переговоры по электронной почте. 

Оффлайн-митинги

В основном нужны для стратегических переговоров, и то на первых порах. Именно встречи играют ключевую роль в установлении доверия между двумя потенциальными компаниями-партнерами. Среди других преимуществ — возможность распознать до мелочей язык телодвижений партнеров, чтобы глубже понять скрытые глубинные интересы. И ведения small talks, которые располагают стороны друг к другу, создавая атмосферу утепляющего информационного потока. 

 Однако оффлайн переговоры ресурсоемкие и затратные, так как организовываются для больших переговорных команд и предполагают широкую сетку расходов, начиная с путешествий и заканчивая оплатой локации для переговоров.

Переговоры по телефону

Многие сектора экономики, например commodity trading, проводят телефонные переговоры, а итоги резюмирует, например, в WhatsApp. Это быстрый, эффективный по затратам канал коммуникаций для достижения соглашений (legally binding agreement).

Используя этот канал, нужно быть готовым к потенциальному пренебрежению этической частью переговорного процесса некоторыми контрагентами. Например, не всегда оговаривается условие записи переговоров, чтобы сократить риск неправильных протокольных пометок и последующих отрицаний, какие договоренности были достигнуты. Хотя этот организационный нюанс стоит проговаривать заранее. Также нет возможности “просканировать” партнерскую переговорную команду, чтобы понять общий настрой, интересы или отношение к сказанному. Вы не знаете, кто еще Вас слушает, насколько переговоры конфиденциальны. Да и возможностей отвлечься намного больше, чем при видеосвязи или встречах вживую. 

E-mail-переговоры

Переговорный процесс изначально оцифрован, хоть и требует значительного времени для подготовки. Отличие этого канала заключается в том, что во время проведении переговоров по электронной почте процент “тупиковых ситуаций” резко возрастает. Несколько причин сопутствуют такой закономерности: раздражение от временной рассинхронизации, так как ответ на важное письмо может прийти через 1-2 дня. Или играют роль так называемые “сожженные мосты”: тактика, при которой создается впечатление социального дистанцирования, теряется персональный контакт — а это может привести к более рискованному поведению партнера в виде жесткого тона, постановки дедлайнов или даже ультиматумов. 

Веб-конференции

Без сомнения, веб-конференции делают доступными все виды вербальной и невербальной коммуникации, что безусловно повышает командную вовлеченность и добавляет элемент ответственности за собственные действия. А шеринг презентаций, скринов, документов улучшает продуктивность и способствует более быстрому процессу принятия решений.

Правда, в этом канале переговоров жизненно важную роль играет надежная коммуникационная инфраструктура, к которой компания-партнерам стоит подготовиться заблаговременно. Вплоть до того, чтобы противостоять потенциальному хакингу незащищенных каналов. К сожалению, промышленный шпионаж довольно распространенное явление, так что необходимо, как минимум, использовать спецканалы связи с дешифраторами. 

 Каждый из каналов переговоров уместен на разных стадиях и этапах переговорного процесса. Мастерство лишь в том, чтобы пользоваться достоинствами конкретного канала в нужное время в нужном месте.