Аватар

ВАЖНЫЕ СОБЫТИЯ: Яна Матвийчук из ARENA CS, о том, как уговорить клиента в Вашингтоне, найти несуществующих переводчиков и стать фабрикой ивентов

ВАЖНЫЕ СОБЫТИЯ: Яна Матвийчук из ARENA CS, о том, как уговорить клиента в Вашингтоне, найти несуществующих переводчиков и стать фабрикой ивентов
Поделиться материалом

1500 мероприятий в год, 24 мероприятия в день и 70 сотрудников в штате. Это не компьютерная игра на выживание, а схема работы креативного ивент-агентства ARENA CS.

В портфолио компании, созданной в 2004 году, уже тысячи мероприятий, организованных для украинских и международных заказчиков, — от украинских металлургов и автодилеров до Организации объединенных наций и европейских посольств. «Именно на нашем мероприятии бывший Президент Порошенко получил сообщение о предоставлении Украине безвиза», — вспоминает Яна Матвийчук, основатель ARENA CS.

Leadership Journey встретился с Яной и расспросил, как ехать на горящем велосипеде, когда ты и все вокруг пылает.

Leadership Journey (LJ): Расскажите, как вы вошли в этот бизнес, с чего все начиналось, что было вокруг вас и кто был первый ваш клиент?

Яна Матвийчук (Я.М.): В 2001 году я закончила университет и успела поработать в одной компании, которая занималась организацией мероприятий. Мне не повезло с этой работой. Я там работала менеджером по продажам, но за несколько месяцев получилось сделать только несколько продаж.  Я захотела уволиться, и меня с радостью отпустили. На прощание сказали: «Бизнес — это не твое». Я оттуда вышла в слезах — как это я, магистр истории, отличница, и бизнес не мое? Что, я продать не могу ничего?

Я оттуда вышла в слезах — как это я, магистр истории, отличница, и бизнес не мое? Что, я продать не могу ничего?

Я ведь обошла всех знакомых и друзей, все знали, чем я занимаюсь и что продаю. В интернете у меня были сотни объявлений на разных сайтах — тогда еще не было соцсетей, было сложнее. В общем, я провела жесткую работу.

В итоге, я получила заказ на крупное международное мероприятие с сотней участников. Это было мероприятие для Красного креста, на которое должны были съехаться участники из разных стран. И мероприятие я провела просто идеально.

Буквально через день мне позвонил еще один заказчик. Это был невероятный заказ на организацию Ассамблеи по демократии, который проводил Национальный фонд в поддержку демократии (The National Endowment for Democracy). Данное событие должно было состояться в 2008 году, то есть на его организацию у меня было 4 года. Бюджет мероприятия составлял пару миллионов долларов. Были приглашены 650 гостей из 150 стран мира, в том числе Президент Украины.

Почему Украина? Потому что для ее посещения большинству гостей не требовалась виза. В мои задачи входило обеспечение безопасности участников. Все приглашенные являлись борцами за демократию в своих странах, за что подвергались у себя на родине гонениям.

LJ: И вы согласились?

Я.М.: Конечно, хотя за плечами было только пару проведенных мероприятий. Особого опыта не было. Но было рвение, желание добиться успеха и доказать, что бизнес — это мое. Я взяла этот заказ.

Я встретилась с американцами, которые собирались проводить это мероприятие. Встреча прошла хорошо — английский язык я знала, клиент в меня — озорную и молодую, — влюбился.

Рассказала о всех недостатках проведения такого масштабного международного мероприятия в Украине. Клиент впечатлился — такого ему никто не рассказывал. Чтоб вы понимали, в Украине тогда не было пятизвездочных отелей, кроме «Премьер Палаца», в котором еще не было больших конференц залов. Отель Hyatt будет построен только в 2007 году. А в 2004-м ничего.

Мало того, на дворе революция, неизвестно вообще, что будет через какое-то время. А эти ребята из Америки мне говорят: «Вы знаете, чтобы принять участие в тендере на проведение такого мероприятия, вы должны зафиксировать бюджет на четыре года вперед. И забронировать гостиницы, арендовать залы и найти 50 переводчиков». Я, естественно, почувствовала запах крови, запах авантюризма и решила воспользоваться такой возможностью, которая очень редко выпадает.

В общем, я согласилась, подала бюджет, и мы расстались. Я была уверена, что все — мероприятие мое. Жду неделю, две, три. Нет от них звонка и какого-то четкого подтверждения.

Решилась позвонить в Вашингтон, наговорила на автоответчик, описала все взаимовыгодные условия работы, ну, естественно, им выгодные. И вы не поверите, через несколько дней они мне звонят и говорят: «Мы приезжаем через неделю, давайте подписывать контракт».

мой звонок, как они сказали, фактически изменил ход этой истории

Как оказалось, они после того, как уехали из Украины, провели больше шести встреч с другими компаниями, которые являлись крупными операторами рынка. И никто им не дал своего предложения. Когда они уехали из Украины, то думали проводить это глобальное событие в Польше. И мой звонок, как они сказали, фактически изменил ход этой истории. В результате, Ассамблея по демократии через четыре года успешно прошла в Украине.

ВАЖНЫЕ СОБЫТИЯ: Яна Матвийчук из ARENA CS, о том, как уговорить клиента в Вашингтоне, найти несуществующих переводчиков и стать фабрикой ивентов

LJ: Трудно представить себе четырехлетнюю подготовку к проекту.

Я.М.: Эти четыре года для меня были просто как в аду, скажу честно. Качество услуг в Украине было очень низкое. К примеру, мне надо было найти 50 переводчиков на 6 или 7 языков, и обязательно несколько из них должны были быть арабо-украинскими. В Украине таких было только пару человек. Мы с моими партнерами по переводу пошли на кафедру лингвистики в университет и договорились, что нам через четыре года воспитают арабо-украинских переводчиков.

Помню, я просыпалась и думала: «Боже, если эти студенты не выучат язык, что будет вообще с моей конференцией?». Но в итоге конференция прошла. За эти четыре года благодаря тому, что деньги на мероприятие я начала получать с 2004 года, мне удалось наладить полноценный бизнес.

Помню, я просыпалась и думала: «Боже, если эти студенты не выучат язык, что будет вообще с моей конференцией?»

Деньги я получала в гривне, а бюджет был зафиксирован в долларах. А тогда, помните, в 2004 году у нас грянула революция, а в 2008-м уже приближался кризис. И я, конечно, не понимала, как сохранить эти деньги за 4 года. Надо ж было на что-то жить.

В итоге, я оказалась в таких условиях, что не могла не сделать бизнес. И я его сделала. В 2004-м году мы провели где-то 8 мероприятий, а в 2008-м — уже больше двухсот. Когда Ассамблея закончилась, я поняла, что у меня за плечами уже серьезный опыт, настоящая компания, подготовленные сотрудники.

LJ: Каким образом вы подбирали себе команду? Эти люди должны быть весьма расторопными, такими себе универсальными солдатами, потому что организация мероприятий, мне кажется, очень непростой хлеб.

Я.М.: Профессия ивент-менеджера входит в тройку самых стрессовых в мире и, поверьте, это правда. Есть много анекдотов о том, что ивент-менеджмент — это когда ты едешь на горящем велосипеде, сам горишь и все вокруг горит.

Наша команда формируется уже пятнадцать лет. Среди 70 штатных сотрудников у нас есть костяк людей, топ-менеджеров, которые фактически управляют компанией. Я на сегодняшний момент являюсь собственником компании. Управляет компанией Совет директоров, куда входят люди, проработавшие в компании больше пяти лет. Есть несколько человек, которые с самого основания компании со мной. Вот мой брат сегодня — основной лидер компании.

Кроме 70 человек в штате есть еще люди на фрилансе, которых мы приглашаем в качестве декораторов, проектных менеджеров. Если большое мероприятие, мы можем привлекать до 200 фрилансеров.

В штат мы подбираем людей по ценностям, потому что в ивент-менеджменте очень важна слаженная команда. Много процессов происходит удаленно, потому даже незнакомые люди должны понимать друг друга на уровне ценностей.

ВАЖНЫЕ СОБЫТИЯ: Яна Матвийчук из ARENA CS, о том, как уговорить клиента в Вашингтоне, найти несуществующих переводчиков и стать фабрикой ивентов

LJ: Какие это ценности и как они помогают в бизнесе?

Я.М.: Наши ценности сформулированы в четырех емких глаголах: твори, действуй, систематизируй и кайфуй. На их основании мы и подбираем людей. В этих ценностях есть призыв действию, системность в работе, а также ответственность. Есть кайф, который проистекает от любви к тому, что ты делаешь.

Наши ценности сформулированы в четырех емких глаголах: твори, действуй, систематизируй и кайфуй

Да, у компании, есть своя политика, но лично я считаю, что жизнь не должна быть зациклена на деньгах и на постоянном гонке за результатами — все-таки ты должен получать кайф от всего этого.

LJ: Вы уже 15 лет на рынке. Получается, что вы прошли все наши кризисы — глобальные и локальные. Как компания выруливала в самые непростые моменты?

Я.М.: На самом деле, кризисов было очень много. На организацию мероприятий влияет практически все — нелетная погода, политический кризис, социальные волнения. К примеру, выборы — это всегда кризис для ивент-менеджера. В это время никто ничего не проводит.

Допустим, заснежило весь Киев — все, ничего не происходит. Или из-за какой-то болезни на карантин закрывают какие-то общественные места. То есть на этот бизнес все влияет. Естественно, компании надо как-то выруливать и платить зарплату.

Я лично, как человек, как менеджер, как бизнесвумен, люблю кризисы. По себе замечала, как в кризис действует мозг. Есть три стратегии: бей, беги, замри. И мозг автоматически какую-то из этих стратегий выбирает. Может скомбинировать и все три.

Я лично, как человек, как менеджер, как бизнесвумен, люблю кризисы

Конечно, я прогнозирую, что будет дальше, чтобы подготовиться к кризисам хотя бы за год. Во время кризиса стратегия «бей, беги, замри» срабатывает у меня больше в сторону «бей» — на 75%. Люблю этот период, когда что-то случается, — растет доллар, наступают морозы, падает экономика. Мой мозг начинает так работать, что я обязательно придумываю, как вырулить из ситуации и поднять компанию. Поэтому, когда был последний кризис в стране, мы все равно росли.

Однако есть не только внешние, но и внутренние кризисы. У нас были и такие. К примеру, во время кризиса в 2014 году в разгар сезона уволилось 90% персонала. Но мы выжили и в этой ситуации. Причем вышли еще сильнее, чем входили. Так что я — фанат кризисов. Считаю, что благодаря им мы растем и движемся вперед.

ВАЖНЫЕ СОБЫТИЯ: Яна Матвийчук из ARENA CS, о том, как уговорить клиента в Вашингтоне, найти несуществующих переводчиков и стать фабрикой ивентов

LJ: А из-за чего такой случился исход?

Я.М.: Это была ситуация, которую я не забуду. Буду рассказывать о ней своим друзьям и знакомым, и, наверное, детям. Началась она с того момента, когда я в 2012 году решила, что наша компания должна стать фабрикой по организации мероприятий. Я еще не знала, как мы это сделаем, но мне этого очень хотелось. Чувствовала, что это возможно.

Тогда мы проводили около 500 мероприятий в год, и я хотела увеличить этот показатель как минимум вдвое. Мы автоматизировали бизнес-процессы, подключили проектный менеджмент и онлайн-систему. Компания действительно пошла в рост.

Помню тот момент, когда я чувствовала, что у меня есть буквально несколько часов, чтобы спасти компанию

Я читала много бизнес-литературы о том, как обеспечить бесперебойные заказы, бесперебойный сервис. И каждую вычитанную идею старалась тотчас внедрить в команде. Прибегала в офис: «Делаем так». На следующий день возвращалась: «Делаем по-другому». Не советовалась со своей командой, не объясняла, зачем эти изменения. Не давала времени, чтобы эти изменения прижились, чтобы оно как-то систематизировалось, стало на свои рельсы.

В итоге, команда выдохлась от этих моих постоянных набегов, и в сезон, когда было очень много мероприятий и куча заказов, разбежалась. Кого-то я уволила, кто-то ушел самостоятельно. В конце 2014 года у меня осталось 8 человек. Помню тот момент, когда я чувствовала, что у меня есть буквально несколько часов, чтобы спасти компанию. Мы собрались остатками команды, активизировали все проекты, посмотрели, что у нас есть. Мы наняли всех фрилансеров, кто у нас был в базе, и даже родственников где-то подключили. Компанию спасли.

LJ: Как вам удалось отойти от такого жесткого микроменеджмента?

Я.М.: Я наняла психолога, бизнес-тренера, с которым мы договорились, что он в компании будет работать столько, сколько надо. Он за полгода полностью переделал бизнес-процессы, мы нашли эйчара и наняли абсолютно новую команду.

Есть проекты, где я являюсь ментором, помогаю систематизировать бизнес-процессы. Но уже не мешаю своим микроменеджментом

За полгода консультант полностью устаканил все процессы. Одно из условий касалось меня — я не должна была лезть в команду со своими идеями, со своими какими-то фишками. И чтобы меня чем-то занять, хотя у меня всегда было куча проектов, я пошла учиться на Executive MBA в Международный институт бизнеса. Фактически пять дней в месяц я была очень занята, и моя энергия нашла свое русло. С тех пор я уже не возвращалась к такому детальному управлению компанией.

Да, есть проекты, где я являюсь ментором, помогаю систематизировать бизнес-процессы. Но уже не мешаю своим микроменеджментом.

LJ: Что для вас значит MBA? Есть разные мнения. Первые говорят, что MBA полезно, если у тебя есть собственный опыт, потому что если ты с самого начала своей карьеры отучишься, то это будет тебе вредить, заковывать в рамки.

Я.М.: Я вообще к современной системе образования отношусь очень настороженно. MBA тоже бывает разный, будем об этом помнить.

У меня была цель систематизировать и знания, и опыт — и того, и другого было много. Хотелось системного подхода. И MBA в этом помог. Помог посмотреть на многие бизнесы с другой стороны.

я считаю, что MBA необходим. Но следует учитывать ряд условий

Поэтому я считаю, что MBA необходим. Но следует учитывать ряд условий. Первое — это время, когда ты это делаешь. В начале пути, когда человек создает бизнес, действительно, я согласна, лучше не идти учиться в такую школу. Это будет заводить в рамки. Я думаю, что если бы я в 2004 году уже была с дипломом МВА и знала все, что знаю сейчас, то вряд ли бы взяла тот заказ на четыре года вперед.

LJ: Недавно общался с Алексеем Авраменко из Easy Pay. Он в компании собрал своих студенческих друзей и одноклассников и в какой-то момент ему это панибратство стало мешать. Он понимал, что он их и уволить не может, и заставить работать не может. Сталкивались ли вы с подобным?

Я.М.: Я всегда нанимала сотрудников без оглядки на знакомство. В персонале для меня важен, в первую очередь, профессионализм. Но тем не менее, уже несколько лет со мной как партнер работает моя однокурсница. С первых дней в компании работает мой брат. И для меня это не помеха, а сокровище.

Близким людям полностью доверяешь, а для меня важна степень доверия между топ-менеджерами. Степень откровенности. Всегда рассказываю, что мы делаем, зачем и как. То есть, я с ними достаточно много времени провожу в беседах.

Сейчас, конечно, мы друг друга понимаем с полуслова, с полусмски.  Поэтому я, наоборот, считаю, что близкие люди — один из секретов успеха нашего агентства.

близкие люди — один из секретов успеха нашего агентства

LJ: Что касается многозадачности — как вы с ней справляетесь? Может быть, медитируете, как товарищи из украинского офиса Deloitte? У них даже табличка на третьем этаже висит «Медитация в 15.30».

Я.М.: Меня как человека, который прошел в свое время много тренингов по тайм-менеджменту и организации, тяжело чем-то удивить.

Как организатор мероприятий с бешенной мультизадачностью, я должна была придумать определенную систему. И я ее разработала. Моя система фильтрации задач похожа где-то на такой известный метод, как GTD (Getting Things Done).

Один из его принципов — убрать из головы “умственные жвачки” и записывать их где-то, чтобы мозг был занят более глобальными, интересными задачами. Всю мелочь следует отдать блокнотам, систематизированным определенным образом. У меня это работает уже давно на уровне навыка.

И да, я тоже занимаюсь медитацией. 20 минут в день я уделяю трансцендентальной медитации, которая мне помогает поднять энергию на новый уровень и привести в порядок голову. Мультизадачность забирает энергию, об этом надо помнить.

Мультизадачность забирает энергию, об этом надо помнить

ВАЖНЫЕ СОБЫТИЯ: Яна Матвийчук из ARENA CS, о том, как уговорить клиента в Вашингтоне, найти несуществующих переводчиков и стать фабрикой ивентов

Поделиться материалом

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Получайте свежие статьи

Сообщить об опечатке

Текст, который будет отправлен нашим редакторам: